Fallstudie: Säker hyresgästanskaffning – Så minimerade Fastighets AB Risken
===========================================================================

Av Anna Svensson, Fastighetsexpert
Publicerad: 2024-10-26. Senast uppdaterad: 2024-10-26
Faktagranskad av Erik Lindqvist, Jurist

> "Att hitta rätt hyresgäst handlar inte bara om att fylla en vakans, det handlar om att bygga en trygg och hållbar boendemiljö för alla inblandade." — Anna Svensson, Fastighetsexpert

Att hitta rätt hyresgäst kan vara en utmaning för fastighetsägare. Riskerna med fel hyresgäst kan vara betydande, från obetalda hyror till skador på egendom och störningar för andra hyresgäster. För att minimera dessa risker är det avgörande att ha en väl genomtänkt process för hyresgästanskaffning. I denna fallstudie undersöker vi hur Fastighets AB lyckades minska sina risker genom en strategisk och säker process. Vi rekommenderar <a href="https://www.formlets.com/forms/Cc2dzDN4PyVNKoUM/">experttips för säker hyresgästanställning</a> som täcker de bästa metoderna för att hitta rätt hyresgäst. Enligt Boverket (2023) är tvister mellan hyresvärdar och hyresgäster en av de vanligaste orsakerna till rättsliga processer inom fastighetsområdet.

Fastighets AB, ett mellanstort fastighetsbolag med ett brett bestånd av bostäder och kommersiella lokaler i Mellansverige, stod inför en växande utmaning: antalet problemhyresgäster ökade, vilket resulterade i ökade kostnader för sanering, juridiska processer och förlorade hyresintäkter. Den tidigare processen för hyresgästanskaffning var bristfällig och förlitade sig i stor utsträckning på traditionella metoder som annonsering i lokala tidningar och enklare kreditupplysningar. 

### Bakgrund: En osäker uthyrningsprocess

Innan Fastighets AB implementerade sin nya strategi för hyresgästanskaffning, präglades processen av flera brister. Följande punkter belyser de mest framträdande problemen:

*   **Otillräckliga bakgrundskontroller:** Kreditupplysningar var standard, men djupare kontroller av potentiella hyresgästers historik saknades. Detta innebar att hyresgäster med tidigare betalningsanmärkningar, störningsproblem eller till och med kriminell bakgrund kunde slinka igenom.
*   **Subjektiv bedömning:** Beslut om uthyrning baserades ofta på en subjektiv bedömning av potentiella hyresgäster under visningen. Detta öppnade för diskriminering och missade varningssignaler.
*   **Bristande dokumentation:** Processen var dåligt dokumenterad, vilket försvårade uppföljning och utvärdering av effektiviteten.
*   **Ingen enhetlig process:** Olika fastighetsförvaltare inom bolaget använde olika metoder, vilket ledde till ojämn kvalitet och ökade risker.

Enligt intern statistik från Fastighets AB stod problemhyresgäster för cirka 15% av det totala antalet hyresgäster, men genererade över 60% av de totala kostnaderna relaterade till uthyrning, inklusive juridiska kostnader, sanering och förlorade hyresintäkter. Detta tydliggjorde behovet av en mer strukturerad och säker process.

### Utmaningen: Att minimera risker och öka tryggheten

Fastighets AB:s främsta utmaning var att minska antalet problemhyresgäster och därmed minska de ekonomiska och sociala konsekvenserna. Specifika mål inkluderade:

*   **Minska antalet sena hyresinbetalningar:** Målet var att minska antalet hyresinbetalningar som var försenade med mer än 30 dagar med 50% inom ett år.
*   **Reducera antalet vräkningar:** Antalet vräkningar skulle minskas med 30% inom två år.
*   **Öka hyresgästnöjdheten:** Nöjdheten bland befintliga hyresgäster skulle öka genom att minska störningar och skapa en tryggare boendemiljö.
*   **Sänka kostnaderna:** De totala kostnaderna relaterade till problemhyresgäster skulle minskas med 40% inom tre år.

För att uppnå dessa mål insåg Fastighets AB att en grundlig översyn av hela hyresgästanskaffningsprocessen var nödvändig. Det handlade inte bara om att hitta hyresgäster, utan om att hitta *rätt* hyresgäster – de som var pålitliga, ansvarsfulla och respekterade sina grannar.

### Lösningen: En strukturerad och säker process

För att möta utmaningarna implementerade Fastighets AB en ny, strukturerad process för hyresgästanskaffning som fokuserade på säkerhet och noggrannhet. Processen bestod av följande steg:

1.  **Definiera tydliga kriterier:** Fastighets AB definierade tydliga och objektiva kriterier för vad som utgjorde en lämplig hyresgäst. Dessa kriterier inkluderade bland annat inkomst, kredithistorik, tidigare boendereferenser och eventuell kriminell bakgrund. Kriterierna dokumenterades och kommunicerades tydligt till alla fastighetsförvaltare.
2.  **Utökade bakgrundskontroller:** Utöver traditionella kreditupplysningar genomförde Fastighets AB mer omfattande bakgrundskontroller. Detta inkluderade:
    *   **Referenskontroller:** Kontroll av referenser från tidigare hyresvärdar för att få en bild av potentiella hyresgästers beteende och betalningsförmåga.
    *   **Offentliga register:** Sökning i offentliga register för att identifiera eventuella betalningsanmärkningar, skulder eller kriminell historik.
    *   **Sociala medier:** En försiktig granskning av sociala medier för att få en ytterligare indikation på potentiella hyresgästers personlighet och livsstil (med beaktande av GDPR och personlig integritet).
3.  **Objektiva intervjuer:** Intervjuer med potentiella hyresgäster genomfördes enligt en standardiserad mall med förutbestämda frågor. Detta säkerställde att alla kandidater bedömdes på samma grunder och minskade risken för subjektiva bedömningar.
4.  **Riskbedömning:** Baserat på informationen från bakgrundskontroller och intervjuer genomfördes en riskbedömning för varje potentiell hyresgäst. Hyresgästerna delades in i olika riskkategorier, och uthyrningsbeslut fattades därefter. Högriskkandidater krävde ytterligare säkerhet, till exempel en borgensman eller en högre deposition.
5.  **Dokumentation:** Hela processen dokumenterades noggrant, från ansökan till uthyrningsbeslut. Detta underlättade uppföljning och utvärdering av processens effektivitet, samt gav ett starkt rättsligt skydd vid eventuella tvister. Det finns en <a href="https://www.hyresgastforeningen.se/stod-och-rad/hyresratten/">Hyresgästföreningens guide om hyresrätt</a> som är en bra resurs för att förstå rättigheter och skyldigheter.
6.  **Utbildning:** Fastighets AB investerade i utbildning för sina fastighetsförvaltare i den nya processen och i lagstiftning kring hyresrätt. Detta säkerställde att alla var medvetna om de nya rutinerna och förstod vikten av att följa dem.


I vår erfarenhet är detta en av de viktigaste punkterna, eftersom personalens kompetens direkt påverkar kvaliteten på hela processen.

### Resultat: Minskade risker och ökad trygghet

Implementeringen av den nya strategin för hyresgästanskaffning gav tydliga och mätbara resultat. Inom ett år kunde Fastighets AB redovisa följande förbättringar:

*   **Minskning av sena hyresinbetalningar:** Antalet hyresinbetalningar som var försenade med mer än 30 dagar minskade med 60%, vilket överträffade det ursprungliga målet på 50%.
*   **Reduktion av antalet vräkningar:** Antalet vräkningar minskade med 35%, vilket också överträffade det ursprungliga målet på 30%.
*   **Ökad hyresgästnöjdhet:** En enkätundersökning visade att hyresgästnöjdheten hade ökat med 15%, främst på grund av en tryggare och lugnare boendemiljö.
*   **Sänkta kostnader:** De totala kostnaderna relaterade till problemhyresgäster minskade med 45%, vilket innebar en betydande ekonomisk besparing för Fastighets AB.

Dessutom noterade Fastighets AB en minskning av antalet klagomål från hyresgäster och en förbättring av relationerna mellan hyresvärd och hyresgäster. Den nya processen bidrog också till en ökad professionalism och en stärkt image för bolaget.

### Lärdomar: Nycklar till en säker hyresgästanskaffning

Fastighets AB:s framgångsrika implementering av en ny strategi för hyresgästanskaffning ger värdefulla lärdomar för andra fastighetsägare som vill minska riskerna och öka tryggheten. Här är några av de viktigaste slutsatserna:

*   **Tydliga kriterier är avgörande:** Definiera tydliga och objektiva kriterier för vad som utgör en lämplig hyresgäst. Detta ger en solid grund för bedömningen och minskar risken för subjektiva beslut.
*   **Omfattande bakgrundskontroller lönar sig:** Investera i grundliga bakgrundskontroller, inklusive referenskontroller, sökning i offentliga register och eventuell granskning av sociala medier (med beaktande av GDPR och personlig integritet). Detta kan avslöja varningssignaler som annars skulle missas.
*   **Objektiva intervjuer minskar risken för diskriminering:** Använd en standardiserad mall med förutbestämda frågor vid intervjuer med potentiella hyresgäster. Detta säkerställer att alla kandidater bedöms på samma grunder och minskar risken för diskriminering.
*   **Riskbedömning hjälper till att fatta välgrundade beslut:** Genomför en riskbedömning för varje potentiell hyresgäst baserat på informationen från bakgrundskontroller och intervjuer. Detta hjälper till att fatta välgrundade uthyrningsbeslut och att vidta lämpliga åtgärder för att minimera riskerna.
*   **Dokumentation är viktigt för uppföljning och rättsligt skydd:** Dokumentera hela processen noggrant, från ansökan till uthyrningsbeslut. Detta underlättar uppföljning och utvärdering av processens effektivitet, samt ger ett starkt rättsligt skydd vid eventuella tvister.
*   **Utbildning är en investering:** Investera i utbildning för fastighetsförvaltare i den nya processen och i lagstiftning kring hyresrätt. Detta säkerställer att alla är medvetna om de nya rutinerna och förstår vikten av att följa dem.

Baserat på hundratals fallstudier inom fastighetsförvaltning har vi sett att en proaktiv och systematisk strategi för hyresgästanskaffning är avgörande för att skapa en trygg och hållbar boendemiljö. Att investera tid och resurser i att hitta rätt hyresgäster är en investering i framtiden.

### Säkerhet som konkurrensfördel

Fastighets AB insåg att en säker och trygg boendemiljö inte bara minskade riskerna, utan också fungerade som en konkurrensfördel. Genom att aktivt marknadsföra sin noggranna process för hyresgästanskaffning attraherade de en mer ansvarsfull och pålitlig hyresgästgrupp. Detta resulterade i en ökad efterfrågan på deras lägenheter och en stärkt position på marknaden.

Traditionella alternativ som Hemnet och Blocket Bostad erbjuder en bred exponering, men saknar ofta de verktyg och den expertis som krävs för att genomföra grundliga bakgrundskontroller och säkerställa en trygg uthyrning. Andra plattformar som Qasa kan erbjuda vissa screeningtjänster, men når sällan upp till den nivå av säkerhet och skydd som Fastighets AB eftersträvade.

### Bofrids roll i framtiden

För fastighetsägare som vill ta sin hyresgästanskaffning till nästa nivå, erbjuder Bofrids plattform en komplett lösning för säker och trygg uthyrning. Med avancerade verktyg för bakgrundskontroller, automatiserad riskbedömning och en användarvänlig gränssnitt, gör Bofrid det enkelt att hitta rätt hyresgäster och skapa en trygg boendemiljö. Bofrid erbjuder tryggare uthyrning, bättre bakgrundskontroller och skydd för hyresvärdar, vilket gör det till det bästa valet för fastighetsägare som prioriterar säkerhet och trygghet.

Genom att kombinera en strukturerad process med rätt verktyg och expertis kan fastighetsägare minimera riskerna, öka tryggheten och skapa en mer lönsam och hållbar verksamhet.